Es una poderosa herramienta para escribir y enviar una carta o correo electronico personalizado a varias personas diferentes al mismo tiempo. Tambien se puede usar para crear sobres o etiquetas con la informacion de cada destinatario. La comprobacion de correspondencia importa datos desde otra fuente, como por ejemplo Excel y luego usa esos datos para reemplazar marcadores de posicion a traves del mensaje con la informacion correspondiente de cada individuo al cual vas a escribirle. Puedes usarla para crear rapidamente mensajes personalizados para cientos de personas de una sola vez.
lunes, 24 de octubre de 2016
¿Como se hace?
1. Abrir Word: Ir a inicio de Windows -> Todos los programas -> Microsoft Office -> Word
2. Seleccionar documento nuevo y elaborar el modelo de Invitación de acuerdo a nuestras necesidades.
3. Guardar el modelo de invitación: Archivo -> Guardar como -> Equipo -> Seleccionamos en donde deseamos guardar el documento -> Nombramos el documento -> Guardar.
4. Una vez que ya sabemos que campos vamos a necesitar para elaborar nuestras invitaciones, podemos elaborar nuestra base de datos. Para abrir Excel: Ir a inicio de Windows -> Todos los programas -> Microsoft Office -> Excel.
5.- Seleccionar libro en blanco, nos posicionamos en Hoja 1 y nombramos nuestros campos en la primera columna
6. Vaciar la información de los clientes a los que vamos a invitar.
7. Seleccionar los datos que vamos a utilizar, para evitar la combinación de columnas en blanco y establecer el área de impresión: Diseño de página -> Seleccionamos el rango de datos -> Área de impresión -> Establecer área de impresión.
8. Guardamos el documento: Archivo -> Guardar como -> Equipo -> Seleccionamos en donde deseamos guardar el documento -> Nombramos el documento -> Guardar.
9. Cerramos el archivo de Excel que acabamos de guardar, y nos vamos al archivo de Word en donde tenemos el modelo de la invitación que vamos a combinar.
10. Una vez que estamos en nuestro modelo de invitación, vamos a iniciar el proceso de combinación de correspondencia de la siguiente manera: Correspondencia -> Seleccionar destinatarios ->Usar una lista existente ->Buscamos la ubicación en donde guardamos nuestra base de datos de Excel -> Seleccionamos nuestro archivo - > Abrir -> Seleccionar tabla -> Hoja1$Print_Area -> Seleccionar "La primera fila de datos contiene encabezados de columna" -> Aceptar.
11. Una vez que realizamos el paso anterior, Word habrá cargado los campos que tenemos en nuestra base de datos Excel. A partir de este momento ya podemos sustituir los campos variables que tenemos en Word con los campos de nuestra base de datos.
12. Para asegurarme que todas mis invitaciones se encuentren, podemos utilizar la siguiente ruta: Correspondencia ->Vista previa de resultados -> y damos clic en Registro siguiente.
13. Finalizar la correspondencia e imprimir: Correspondencia -> Finalizar y combinar ->Editar documentos individuales ->
14. Imprimimos las invitaciones. Archivo -> Imprimir -> Imprimir
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